個人情報の取扱について

作成日：2018年3月1日
改正日：2023年2月１日
改正日：2023年5月1日
改正日：2024年8月30日

当社における個人情報の利用目的等

当社は、予め個人情報（「保有個人データ」を含む）を利用する目的を公表し、その利用目的の達成に必要な範囲で利用します。新たに個人情報を取得した場合には、その利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的をご本人に通知し、又は公表致します。
尚、書面により記載（電磁的記録による記載も含む）された個人情報を直接ご本人から取得した場合には、書面、又は当社Webサイト等電磁的記録によってご本人に利用目的及び必要事項を明示し、同意を得てから利用します。

※「保有個人データ」とは、個人データ（電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報の集合体、又は紙面で処理した個人情報を一定の規則（例：五十音順や生年月日順）に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態においているもの）のうち、個人情報取扱事業者が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有するものを言います。

1.個人情報の利用目的

(1) 保有個人データの利用目的

お客様の個人情報
個人情報の種類：
会社名・氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・ファックス番号・メールアドレス
- サービス内容のご案内・ご説明・ご連絡・メールマガジン・ダイレクトメール等に利用します。
- ご契約に関する各種お手続き（見積書ご提示・注文書受領・納品書及び請求書ご提示・契約書締結関連等）、各種証憑の発送・送信等に利用します。
- お取引先様からのご契約内容の確認及びご連絡・苦情・相談等に適切に対応するために利用します。
- ご注文頂きました製品の発送・運搬等に利用します。
- ご契約の継続に関する通知、お取引条件等の重要なご案内・変更の通知、サービスの停止又は中止、ご契約の解除・解約等の通知のために利用します。

仕入先・協力会社担当者様の個人情報
個人情報の種類：
会社名・氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・ファックス番号・メールアドレス
- 仕入先・協力会社担当者様からのご契約内容の確認及びご連絡・相談等に適切に対応するために利用します。
- ご契約に関する各種お手続き（見積書依頼・発注書提示・納品書及び請求書発行依頼・契約書締結関連等）、各種証憑の発送・送信等に利用します。
- 修理依頼品等、製品の発送・運搬等に利用します。
- ご契約の継続に関する通知、お取引条件等の重要なご案内・変更の通知、サービスの停止又は中止、ご契約の解除・解約等の通知のために利用します。

当社へお問合せ頂いた方の個人情報
個人情報の種類：
会社名・氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・ファックス番号・メールアドレス
- メール、お電話、又は当社Webサイトにお問合せを頂いた方へ、サービス内容のご案内・ご説明・ご連絡等に利用します。

当社への入社を希望される方の個人情報（直接ご本人より取得）
個人情報の種類：
氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・学歴・職務経歴・メールアドレス
- 当社を就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡等に利用します。
- 採用選考業務として、学歴・職務経歴の確認に利用します。
- 採用決定時の通知、入社手続きの連絡等に利用します。

従業員の個人情報（直接ご本人より取得）
個人情報の種類：
氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・顔写真・メールアドレス・生年月日・個人番号・家族情報等・健康診断の診断結果
- 業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続（本人退職後も含む）、その他雇用管理に利用します。
- 人事選考、配属先の決定に利用します。
- 報酬の決定及び支払、税務処理、社会保険関連の手続き及び福利厚生の提供に利用します。
- 当社宣伝資料等における宣伝活動に氏名・顔写真等を利用します。
- 適正な健康管理のため、健康診断の結果等を利用します。（健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。）

(2) 保有個人データ以外の利用目的

受託業務におけるエンドユーザー様の個人情報（委託元から取得）
個人情報の種類：
会社名・氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・ファックス番号・メールアドレス
- ご契約の保守業務及び業務委託において、委託元より取得したエンドユーザー様の個人情報は、受託業務遂行のためのご連絡、障害発生時のご連絡、定期点検のご連絡、保守部材の検証状況・調達状況のご連絡、保守部材の運搬・運送等に利用します。

当社への入社を希望される方の個人情報（外部採用サイト等から取得）
個人情報の種類：
氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）・学歴・職務経歴・メールアドレス
- 当社を就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡等に利用します。
- 採用選考業務として、学歴・職務経歴の確認に利用します。
- 採用決定時の通知、入社手続きの連絡等に利用します。

当社に搬入した荷物の送付人の個人情報（各運送会社から取得）
個人情報の種類：
氏名・住所・電話番号（携帯電話を含む）
- 搬入した荷物の送付人の確認、受取連絡等に利用します。

従業員の個人情報（健康診断の診察病院から取得）
個人情報の種類：
会社名・氏名・生年月日・保険証番号・健康診断結果
- 適正な健康管理のため、健康診断の結果等を利用します。

2.個人情報の第三者提供

当社は、原則として取得した個人情報をご本人の同意を得ることなく、第三者に提供を致しません。尚、ご本人の同意を得て、第三者に提供する場合には、当該提供先に対して、個人情報保護のために適切な措置を講じます。

3.個人情報取扱いの委託

当社は、業務の全部又は一部を委託する、当該委託先に対して、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合には、当社の定めた基準を満たす企業を委託先として選定するとともに、安全管理が図られるように、個人情報の取扱いに関する契約の締結や適切な管理・監督を行います。

4.個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な情報を頂けない場合には、各サービス等が適切な状態で提供できないことがございますので、予めご了承願います。

保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

当社が保有する保有個人データの利用目的、保有個人データの安全のために講じた措置、個人情報の開示等の請求等、及びその請求等に応じる手続につきましては、以下の通り定めます。

1.保有個人データの利用目的

保有個人データの利用目的については、上記（1）保有個人データの利用目的をご参照願います。

2.保有データの安全のために講じた措置

(1) 組織的安全管理措置

個人情報保護を組織として行動するため、「個人情報保護マネジメントシステム」を構築し、保有個人データの取扱いに関する責任者である個人情報保護管理者をはじめとする社内体制の整備や社内取扱いルールに違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。又、保有個人データの取扱状況について、定期的な点検活動を実施しています。

(2) 人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関わらず、全ての従業員には、保有個人データの取扱いに関する重要性を認識して活動させるため、定期的な社内教育を実施しています。又、保有個人データを含む情報全般に対する機密保持誓約書を交わしています。

(3) 技術的安全管理措置

情報システム機器に保管している保有個人データへのアクセス制限を実施することで、保有個人データを含む情報の社外持出・社外流出を防止しています。又、個人データが保存された全ての情報システム機器にウィルス対策ソフトを導入し、最新の定義ファイルの適用を行っております。OSには最新のセキュリティパッチを適用し、保有個人データへの外部からの不正アクセスや不正アプリケーションの侵入を防ぐ仕組みを導入しています。

3.個人情報の開示等の請求等

当社は、ご本人又はその代理人から、『利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求、又は第三者提供記録の開示の請求』（以下、開示等）の請求等があった場合には遅滞なくこれに対応します。
個人情報の開示等の請求等については、後述の<ご相談窓口>までお願いします。

4.開示等の請求等に応じる手続

開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式、その他の開示等の請求の方式は<ご相談窓口>へご連絡頂けましたら、当社指定の「個人情報開示等の請求書」をお送りします。必要事項記入後、以下の書類を同封の上＜ご相談窓口＞宛にご送付をお願いいたします。

ご記載頂いた当社指定の「個人情報開示等の請求書」
本人確認書類

ご本人によるお申し込みの場合
運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等の顔写真付きの証明書等、ご本人の氏名、現住所を確認できる書類のコピー
代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するものすべて

親権者（又は未成年被後見人)の場合

本人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
戸籍謄本（全部事項証明書）のコピー
代理人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー

成年後見人（成年被後見人の法定代理人）の場合

本人の住所・本籍を確認できる公的証明書のコピー
「登記事項証明書」のコピー（本人の法定代理人であることがわかるもの）
代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー

委任状による代理人の場合

本人の印鑑証明書のコピー
「個人情報開示等の請求書」に同封されている委任状（本人の印鑑証明書で使用している印鑑を捺印したもの）
代理人の住所を確認できる公的証明書のコピー

※ 「公的証明書」とは、運転免許証、各種健康保険証・年金手帳等、旅券パスポート、在留カード、印鑑登録証明書、住民票の写し、戸籍謄本・抄本、在留カードの写し等を言います。
※ 当個人情報は、本人からの開示等の求めに応じるために利用します。
※ ご提示頂いた本人確認書類及び公的証明書は、以下の通り利用します。ご同意頂ける方のみご送付下さい。

・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。
・当個人情報の取扱いを委託する場合があります。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の求めに応じられない場合がございます。

手数料

「利用目的の通知」又は「開示」につきましては1件のお申込みにつき手数料として1,000円頂戴します。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
上記の通り手数料が同封されていなかった場合、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払い頂けない場合には、開示等の求めがなかったものとします。尚、送付頂いた書類は原則としてご返却致しません。

※ 郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
※ 個人情報保護法の例外規定にあたる場合等、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
※ 内容により、お時間を頂く場合がございます。
※ 開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等の必要な範囲のみで取扱うものとします。
※ 提出していただいた書面は当社で適切に廃棄します。
※ 「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります、予めご了承下さい。

当社の個人情報保護管理体制について

1.事業者の名称及び住所並び代表者の氏名

名称：バックサポートソリューション株式会社
住所：〒101-0048　東京都千代田区神田司町二丁目8番3号　第25中央ビル2階
代表者の氏名：籾山　武

2.個人情報保護管理者の所属、職名及び連絡先

所属：バックサポートソリューション株式会社
職名：個人情報保護管理者
住所：〒101-0048　東京都千代田区神田司町二丁目8番3号　第25中央ビル2階
連絡先：03-6206-8484

3.個人情報に関するご相談及び苦情への連絡先

当社は、個人情報・保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項についてのご相談窓口を設けております。ご相談及び苦情等ございましたらお申し付け願います。

＜ご相談窓口＞
名称：バックサポートソリューション株式会社
住所：〒101-0048　東京都千代田区神田司町二丁目8番3号　第25中央ビル2階
連絡先：03-6206-8484

4.認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体は、下記の通りです。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
連絡先：03-5860-7565　／　0120-700-779